(CTT-Đồng Nai) - Việc bảo quản tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn từ phương thức truyền thống sang số hóa đã và đang đáp ứng yêu cầu cao về công tác tra cứu, khai thác thông tin.
Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử (LTLS) đang hỗ trợ hiệu quả, rút ngắn thời gian tìm kiếm, khai thác tài liệu, giúp người tra cứu không phải trực tiếp thao tác trên tài liệu giấy. Kho tài liệu vì thế cũng được bảo quản tốt hơn, giảm tiếp xúc trực tiếp trên tài liệu thực, giảm nguy cơ hư hỏng, thất lạc tài liệu.
Cán bộ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh số hóa tài liệu lưu trữ trên phần mềm máy tính
Số hóa hàng ngàn mét tài liệu
Anh Võ Minh Thiện, phụ trách Kho LTLS Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh cho biết, LTLS tỉnh đang bảo quản lượng hồ sơ khá lớn của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh. Nếu như trước đây LTLS tỉnh sử dụng phần mềm của Trung tâm Lưu trữ quốc gia 2 để lưu trữ tài liệu thì hiện phần mềm này không còn đáp ứng được, việc nhập liệu tốn khá nhiều thời gian và công sức. Hiện nay, số hóa tài liệu được thực hiện theo quy định mới, thực hiện các file PDF vừa nhanh vừa tiết kiệm thời gian, kinh phí.
“Số hóa tài liệu LTLS tỉnh hiện được Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh giao cho bộ phận kho. Hàng năm, đơn vị lên kế hoạch thu hơn 100m tài liệu từ các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, địa phương. LTLS tỉnh đang xây dựng phần mềm, đẩy mạnh số hóa tài liệu, đáp ứng nhu cầu khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ" - anh Thiện chia sẻ.
Hiện tại, LTLS tỉnh có 24 kho lưu trữ. Việc bảo quản, phát huy giá trị tài liệu được thực hiện nghiêm ngặt với hệ thống camera an ninh, sổ ghi chép ra vào kho lưu trữ, hệ thống máy lạnh, máy hút ẩm, phòng cháy, chữa cháy… nhằm đảm bảo an toàn cho tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn. Tài liệu lưu trữ số hóa đảm bảo yêu cầu về chuẩn đầu vào, số tài liệu, cấu trúc thông tin về phông, hồ sơ, tài liệu được thực hiện đúng theo quy định.
Phó chi cục trưởng Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh Nguyễn Hồng Thanh cho hay, với các tài liệu trước đây, Chi cục đã tham mưu cho Sở Nội vụ số hóa hơn 1,6 ngàn mét. Số tài liệu này đang bảo quản và khai thác dữ liệu, cung cấp cho các doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức trên địa bàn tỉnh và các tỉnh lân cận để khai thác. Từ năm 2019 đến nay, Chi cục thực hiện số hóa theo Thông tư 02-2019/TT-BNV Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
“Với dữ liệu đầu vào, Chi cục tham mưu cho UBND tỉnh kế hoạch tiếp nhận tài liệu lưu trữ giai đoạn 2020-2025. Dự kiến đến năm 2025, Kho LTLS tỉnh sẽ tiếp nhận hơn 10 ngàn mét tài liệu để thực hiện số hóa" - ông Thanh nói.
Chia sẻ dữ liệu để quản lý, khai thác
Cũng theo ông Nguyễn Hồng Thanh, Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh đang tham mưu cho tỉnh đề án Số hóa tài liệu và quản lý Kho LTLS. Tất cả tài liệu tiếp nhận về LTLS đều có giá trị bảo quản vĩnh viễn, sẽ thực hiện số hóa, chia sẻ dữ liệu cho các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã để quản lý, khai thác. Tuy nhiên, khó khăn trong công tác số hóa LTLS tỉnh hiện nay là Thông tư 02-2019/TT-BNV chỉ mới quy định về dữ liệu đầu vào, chưa có quy định cụ thể đối với tiêu chuẩn kho số. Do vậy, đơn vị đang tham mưu cho UBND tỉnh để xây dựng nội dung này đảm bảo thực hiện đúng quy định của Bộ Nội vụ và của Luật Lưu trữ.
Cán bộ Chi cục Văn thư -
Lưu trữ tỉnh kiểm tra tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn
trong kho chuyên dụng
“Hiện trên địa bàn tỉnh tất cả các cơ quan, đơn vị đều có phần mềm quản lý, điều hành công việc điện tử, nhưng các phần mềm này không giống nhau. Khi tiếp nhận tài liệu, do nhiều phần mềm chưa tương thích nên việc lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn. Để tạo sự thống nhất, tỉnh đang có chủ trương thống nhất lại một phần mềm dùng chung cho toàn tỉnh, đáp ứng điều kiện quản lý, điều hành, xử lý công việc và lập hồ sơ điện tử lưu trữ. Khi các cơ quan, đơn vị đã có phần mềm lưu trữ, việc đưa dữ liệu số hóa vào LTLS tỉnh thuận lợi và nhanh chóng" - ông Thanh chia sẻ.
Để đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh đang phối hợp với các cơ quan, đơn vị cung cấp phần mềm, tập huấn, bồi dưỡng cho công chức, viên chức thực hiện LTLS tỉnh. Với các phần mềm, máy móc, trang thiết bị phục vụ cho số hóa, Kho LTLS tỉnh sẽ xây dựng phần mềm, chuyển giao dữ liệu về cho kho lưu trữ của các cơ quan, địa phương để thống nhất, tạo sự đồng bộ trong lưu trữ trên địa bàn tỉnh.