Nội dung câu hỏi:
“Thư hỏi thủ tục trích lục hồ sơ của Giấy khai sinh cũ đã đăng ký tại UBND tỉnh Đồng Nai và đăng ký lại Giấy khai sinh.
Kính thưa cục bộ cơ quan hộ tịch và UBND tỉnh Đồng Nai.
Tôi tên Đặng Tuấn Hải, nay tôi có nhu cầu trích lục hồ sơ giấy khai sinh của tôi. Vậy tôi cần những giấy tờ gì để làm thủ tục trích lục. Trường hợp hồ sơ giấy khai sinh của tôi không còn lưu trữ, thì tôi cần giấy tờ gì để đăng ký lại giấy khai sinh của tôi.
Chân thành cảm ơn các cơ quan."
Sở Tư pháp có ý kiến trả lời tại Công văn số 1762/STP-HC&BTTP ngày 15/5/2024 như sau:
Tại Điều 24 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành; trong đó, quy định về điều kiện đăng ký lại khai sinh như sau:
“Điều 24. Điều kiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử
1. Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.
2. Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.
3. Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ".
Theo đó, về thẩm quyền đăng ký lại khai sinh được quy định tại Điều 25 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ:
“Điều 25. Thẩm quyền đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử
1. Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh, kết hôn trước đây hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú, thực hiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn.
2. Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai tử trước đây thực hiện đăng ký lại khai tử".
Trường hợp ông Đặng Tuấn Hải yêu cầu trích lục giấy khai sinh, đề nghị Ông liên hệ với UBND xã Phú Hòa, huyện Định Quán, tỉnh Đồng Nai (nơi lưu trữ sổ hộ tịch trước đây) để được yêu cầu trích lục bản sao giấy khai sinh. Thủ tục gồm: giấy tờ tùy thân (Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu; bản sao hoặc bản photo Giấy khai sinh được cấp trước đây).
* Về trường hợp đăng ký lại khai sinh
- Trường hợp UBND xã Phú Hòa, huyện Định Quán không còn lưu giữ sổ hộ tịch thì thực hiện việc đăng ký lại khai sinh theo Điều 24 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.
- Về thủ tục đăng ký lại khai sinh: theo quy định tại khoản 1 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ thì hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm các giấy tờ sau:
“1. Hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm các giấy tờ sau đây:
a) Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;
b) Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó;
c) Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ theo quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản này phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý"
Theo quy định trên, nếu Ông còn lưu giữ bản photo Giấy khai sinh được UBND xã Phú Hòa cấp trước đây; hồ sơ, tài liệu chứng minh mối quan hệ nhân thân (cha, mẹ, con); giấy tờ tùy thân thì Ông liên hệ đến UBND cấp xã nơi ông đang thường trú hoặc đến UBND xã Phú Hòa, huyện Định Quán tỉnh Đồng Nai để được hướng dẫn, giải quyết.