Về nhiệm vụ thường xuyên:
1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ gồm: Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; Các đơn vị, địa phương tiếp tục tăng cường tổ chức triển khai, quán triệt các quy định pháp luật, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là Luật Lưu trữ. Xây dựng, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ Các đơn vị, địa phương chủ động rà soát sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới thay thế kịp thời các quy định về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành và tình hình thực tế tại đơn vị, địa phương. Công tác kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý. Bố trí kinh phí thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ.
2. Việc thực hiện nghiệp vụ văn thư tiếp tục triển khai soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản đến, văn bản đi; quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Đối với việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Nghị định của Chính phủ. Việc triển khai lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ công việc vào Lưu trữ hiện hành; đặc biệt là việc lập hồ sơ điện tử và lưu trữ hồ sơ điện tử trên phần mềm quản lý và điều hành của tỉnh (do Sở Nội vụ phối hợp với các đơn vị hướng dẫn).
3. Việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ: xây dựng kế hoạch thu thập, tiếp nhận hồ sơ công việc đến hạn giao nộp của công chức, viên chức, nhân viên các phòng, bộ phận chuyên môn để thống kê, lập mục lục hồ sơ quản lý, khai thác. Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử; bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực, an toàn thông tin, từng bước hình thành kho lưu trữ tài liệu điện tử của cơ quan, đơn vị. Triển khai chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tồn đọng theo lộ trình được phê duyệt tại Đề án xử lý nghiệp vụ tài liệu lưu trữ của tỉnh. Chỉ đạo việc số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; quản lý tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện lưu trữ tài liệu lưu trữ bảo đảm theo đúng quy định. Chịu trách nhiệm việc lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ lưu trữ (chỉnh lý, số hóa) đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định. Bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Thường xuyên rà soát thực hiện quy trình tiêu hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp theo đúng quy định của pháp luật.
4. Đối với Lưu trữ lịch sử tỉnh, tiếp tục thực hiện nhiệm vụ lưu trữ lịch sử tỉnh: Hướng dẫn quy trình, thủ tục giao nộp tài liệu, thẩm định, kiểm tra, tiếp nhận, bảo quản tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đúng quy định. Tổ chức triển khai thực hiện thực hiện Đề án xử lý nghiệp vụ tài liệu lưu trữ hình thành trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy và báo cáo kết quả thực hiện theo quy định; thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ cấp huyện để bảo quản an toàn tài liệu. Tổ chức triển khai và thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử, tài liệu cấp huyện đã chỉnh lý hoàn chỉnh. Phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng Kho Lưu trữ số để tiếp nhận tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; quản lý, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, người dân theo quy định. Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ về lịch sử tỉnh Đồng Nai nhân dịp kỷ niệm 50 năm thành lập tỉnh Đồng Nai (giai đoạn 1976 - 2026).
Nhiệm vụ trọng tâm năm 2026:
1. Đối với Sở Nội vụ, tiếp tục triển khai Luật Lưu trữ và các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành Luật Lưu trữ và các văn bản mới của Trung ương ban hành. Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương. Tham mưu Kế hoạch triển khai Đề án xử lý nghiệp vụ đối với hồ sơ, tài liệu các cơ quan, đơn vị thống kê trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Xây dựng, triển khai Đề án số hóa hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh theo đúng quy định Luật Lưu trữ. Chủ động trình UBND tỉnh các nhiệm vụ lưu trữ lịch sử tỉnh. Theo dõi, quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ của các tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Thẩm định, hướng dẫn thủ tục tiêu hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh.
2. Đối với các đơn vị, địa phương tiếp tục tuyên truyền, quán triệt quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến các cơ quan, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý. Rà soát triển khai thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ thường xuyên về công tác văn thư, lưu trữ trong năm 2026. Thường xuyên chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra thực hiện việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý. Đặc biệt là việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử công chức, viên chức, nhân viên nghiêm túc theo hướng dẫn của Sở Nội vụ. Tổ chức thực hiện chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu theo lộ trình Đề án xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu đã thống kê trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy và Đề án số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau khi UBND tỉnh phê duyệt Đề án.
3. Đối với đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ tài chính chủ động cân đối, bố trí kinh phí chỉnh lý, số hóa tài liệu tại cơ quan, đơn vị. Chủ động rà soát, giao nộp hồ sơ bảo quản vĩnh viễn thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Thực hiện đầy đủ chế độ cáo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề và các báo cáo đột xuất khác thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
