Công văn chỉ đạo do Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Lê Trường Sơn ký ban hành, yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương nghiêm túc triển khai thực hiện.
Theo đó, chấp thuận chủ trương giao Sở Nội vụ chủ trì xây dựng Đề án số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2026 - 2030, đảm bảo đúng quy định. Việc xây dựng Đề án phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về lưu trữ và chuyển đổi số; đồng thời bảo đảm phù hợp với định hướng chuyển đổi số, yêu cầu quản lý tài liệu trong giai đoạn sắp xếp tổ chức bộ máy. Kết quả số hóa phải được quản lý tập trung, thống nhất; bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn, khả năng khai thác lâu dài và không làm thay thế giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ gốc (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác). Đồng thời, Sở Nội vụ có trách nhiệm xây dựng Đề án, trong đó xác định rõ danh mục tài liệu ưu tiên số hóa (tài liệu có giá trị cao, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, thường xuyên khai thác, phục vụ dịch vụ công). Tuyệt đối không số hóa tràn lan các tài liệu đã có bản điện tử, tài liệu hết thời hạn bảo quản hoặc tài liệu không có giá trị khai thác để tránh lãng phí ngân sách.
Tại Công văn, Ủy ban nhân dân tỉnh giao Sở Khoa học và Công nghệ tham mưu hướng dẫn về tiêu chuẩn, yêu cầu kỹ thuật đối với máy móc, thiết bị phục vụ số hóa; giải pháp bảo mật, bảo quản và quản lý dữ liệu tài liệu lưu trữ số; đề xuất giải pháp kỹ thuật, công nghệ thông tin phục vụ số hóa và quản lý tài liệu điện tử trên địa bàn tỉnh; bảo đảm khả năng tích hợp, kết nối, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu dùng chung của tỉnh và nền tảng chuyển đổi số theo quy định. Sở Tài chính tham mưu về kinh phí thực hiện Đề án; đề xuất phương án bố trí nguồn kinh phí phù hợp với khả năng cân đối ngân sách của tỉnh và quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước; hướng dẫn việc lập dự toán kinh phí theo quy định. Công an tỉnh phối hợp kiểm tra, bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trong quá trình thực hiện số hóa; giám sát việc hủy dữ liệu trung gian trước khi vận chuyển tài liệu, dữ liệu ra khỏi khu vực số hóa theo quy định.
Ủy ban nhân dân tỉnh đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương chủ động rà soát, thống kê, báo cáo số lượng hồ sơ, tài liệu cần số hóa; tham gia góp ý trong quá trình xây dựng Đề án. Sau khi Đề án được phê duyệt, xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai số hóa tại cơ quan, đơn vị, địa phương theo lộ trình và hướng dẫn thống nhất của Sở Nội vụ.
