Thông tư mới quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức

Thông tư này quy định các nội dung sau: quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Thông tư này không quy định quản lý văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật. Thông tư áp dụng đối với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014 (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức); khuyến khích các cơ quan, tổ chức không thuộc Khoản 1 Điều này và cá nhân áp dụng các quy định tại Thông tư này.

Theo đó, tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức hoặc văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống. Số của một văn bản đến hoặc đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đến/đi của cơ quan, tổ chức. Đối với văn bản đến phải: xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ; xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết của văn bản đến của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản; giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn quy định; tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra chữ ký só theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 và thông báo ngay trong ngày bằng phương tiện điện tử cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản. Đối với văn bản đi, phải: xác nhận văn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết; bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng.

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10/3/2019.