Phát huy hiệu quả từ công tác lưu trữ lịch sử

(CTT-Đồng Nai) - Thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ lịch (LTLS) sử thời gian qua được các cấp, các ngành và địa phương trên địa bàn tỉnh quan tâm, phát huy hiệu quả.
Đặc biệt, một trong những địa chỉ tin cậy cung cấp thông cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân đến nghiên cứu, khai thác thông tin đó là Chi cục Văn thư - Lưu trữ Đồng Nai.

Thu thập và bảo quản tài liệu
Sở Tài chính là một trong những đơn vị có nhiều tài liệu lưu trữ quan trọng, có giá trị, phản ánh hoạt động quản lý nhà nước về tài chính, ngân sách trên địa bàn tỉnh. Thời gian qua, Sở Tài chính đã chủ động xây dựng kế hoạch, rà soát, xác định giá trị, chỉnh lý và lựa chọn những tài liệu có giá trị lưu trữ để giao nộp vào LTLS tỉnh. Sở đã giao nộp 30,3m tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn vào LTLS tỉnh. Khối tài liệu này gồm 273 hộp với hơn 1,6 ngàn hồ sơ lưu trữ giai đoạn 1987-2015.

Theo đại diện lãnh đạo Sở Tài chính, quá trình thực hiện thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ của đơn vị gặp một số khó khăn. Trong đó, số lượng hồ sơ của sở khá nhiều, kho tàng và trang thiết bị lưu trữ tại đơn vị còn hạn hẹp; nhân sự về công tác lưu trữ được bố trí kiêm nhiệm khiến công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế. Do vậy, để công tác lưu trữ được thực hiện có hiệu quả hơn, Sở Tài chính kiến nghị Sở Nội vụ quan tâm, đề xuất UBND tỉnh xem xét bố trí nhân viên lưu trữ chuyên trách cho các sở, ngành để đảm nhiệm nhiệm vụ lưu trữ.

Tại huyện Cẩm Mỹ, Phòng Nội vụ huyện Cẩm Mỹ đã phối hợp với Trung tâm Văn hóa, Thông tin và Thể thao huyện đã khảo sát, thu thập khối tài liệu của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn. Từ năm 2012 đến cuối năm 2023 đã thu thập vào Kho lưu trữ huyện 600m tài liệu, nâng tổng số hồ sơ, tài liệu đang được lưu trữ và bảo quản tại kho lên 700m. Đồng thời, Phòng Nội vụ huyện đã lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào LTLS tỉnh với hơn 4,7m tài liệu và 258 đơn vị hồ sơ.

Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Trần Võ Chí Cường cho biết, tính đến cuối năm 2023, kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh đang bảo quản hơn 4,5 ngàn mét tài liệu. Cụ thể gồm: gần 2 ngàn mét tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các đơn vị, địa phương thuộc nguồn nộp lưu vào LTLS tỉnh và khoảng 1,5 ngàn mét tài liệu của các sở, ngành và khoảng 1,2 ngàn mét tài liệu của các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND thành phố Biên Hòa.

Cũng theo ông Trần Võ Chí Cường, việc tổ chức sử dụng, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ được đơn vị thực hiện thường xuyên, liên tục qua nhiều hình thức như: đưa tin, viết bài trên báo, đài và các trang thông tin điện tử, các phương tiện truyền thông đại chúng. Trong đó, đơn vị chú trọng việc công bố các tài liệu đang bảo quản tại LTLS tỉnh để các cá nhân, tổ chức biết, liên hệ khi có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ, đưa các tài liệu đến gần hơn với đông đảo công chúng.

“Từ cuối năm 2020-2023, LTLS tỉnh đã cấp bản sao, chứng thực lưu trữ cho hơn 271 lượt người trong và ngoài tỉnh với hơn 662 loại văn bản. Cấp bản sao và chứng thực hơn 2,7 ngàn tài liệu lưu trữ để phục vụ cung cấp cho các cơ quan, tổ chức và công dân về các nguồn tài liệu để nghiên cứu, tham khảo, xây dựng đề tài, đề án, tra tìm các hồ sơ, tài liệu của cá nhân liên quan đến các chế độ, chính sách, giấy tờ nhà đất của các cá nhân, doanh nghiệp…” - ông Cường nói.

Ứng dụng công nghệ vào lưu trữ
Đặc biệt, LTLS tỉnh thời gian qua đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ, số hóa tài liệu lưu trữ. Hiện Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh đã số hóa hơn 1,6 ngàn mét tại liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào LTLS tỉnh. Chi cục đã triển khai việc khai thác tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ chuyên dụng với dịch vụ công ở mức độ 4. Các cá nhân, tổ chức có nhu cầu cung cấp bản sao, bản trích lục, bản sao lục… có thể lên Cổng dịch vụ công trực tuyến của tỉnh Đồng Nai để khai thác tài liệu.

Theo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, khó khăn lớn nhất của LTLS là các văn bản, quy định hướng dẫn xác định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ giữa các bộ, ngành ở Trung ương chưa có sự thống nhất, dẫn đến các đơn vị, địa phương gặp khó khăn trong quá trình triển khai thực hiện. Một số đơn vị, địa phương chưa quan tâm đúng mức đến công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, thống kê, giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào LTLS tỉnh. Ngoài ra, việc tuyển dụng công chức, viên chức, nhân viên thực hiện công tác văn thư lưu trữ gặp nhiều khó khăn, thường xuyên bị thay đổi...