Triển khai thực hiện Văn phòng điện tử không giấy tờ

Chiều 1-7, Văn phòng UBND tỉnh đã chính thức triển khai thực hiện mô hình Văn phòng điện tử không giấy tờ tại các sở, ban, ngành và UBND các huyện, TP. Long Khánh, TP. Biên Hòa theo Nghị quyết số 17/NQ-CP của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 - 2020, định hướng đến năm 2025 và Quyết định 28 của Thủ tướng Chính phủ  về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.​

Chánh văn phòng UBND tỉnh Phạm Việt Phương đã chia sẻ về công tác này cũng như những thuận lợi, khó khăn, giải pháp nhằm triển khai thực hiện đạt hiệu quả trong thời gian tới.

 Chánh văn phòng UBND tỉnh Phạm Việt Phương.

* P.V: Thưa ông, Đồng Nai đã thử nghiệm thực hiện Văn phòng điện tử không giấy tờ và chính thức triển khai vào chiều 1-7, ông có thể cho biết rõ hơn về hoạt động này?

- Ông Phạm Việt Phương: Việc triển khai thực hiện Văn phòng điện tử không giấy tờ được thực hiện theo Nghị quyết số 17/NQ-CP của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 - 2020, định hướng đến năm 2025; Quyết định 28 của Thủ tướng Chính phủ  về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước và Thông tư số 01 của Bộ Nội vụ hướng dẫn sử dụng văn phòng điện tử không giấy tờ và trục liên thông 4 cấp từ Trung ương đến xã, phường, thị trấn. Ngày 13-5, Thủ tướng Chính phủ đã ấn nút khai trương Văn phòng điện tử liên thông từ Trung ương đến địa phương. Mọi văn bản từ Trung ương đến địa phương, nhất là đến Văn phòng UBND tỉnh đều được theo dõi trạng thái, thu hồi trạng thái và tiến độ thực hiện. Đồng thời, khi triển khai Quyết định 28, ở Đồng Nai các sở, ngành, địa phương phải sửa đổi phần mềm phù hợp theo chuẩn quy định để các văn bản được liên thông từ Trung ương đến địa phương một cách thuận lợi. Qua đó, Trung ương có thể theo dõi việc xử lý công việc của địa phương; UBND tỉnh có thể theo dõi tiến độ xử lý công việc từ tỉnh đến xã, phường, để biết được tiến độ, chất lượng giải quyết công việc của cán bộ, công chức…

Về cách thức triển khai, trước đây chúng ta sử dụng phần mềm theo dõi việc điều hành theo Đề án 112 hiện đã bộc lộ nhiều hạn chế. Trước thực trạng này, được sự cho phép của UBND tỉnh, từ ngày 12-6, Văn phòng UBND tỉnh đã thử nghiệm triển khai hệ thống Văn phòng điện tử, ký số trực tiếp trên iPad hoặc dùng sim KPI để ký văn bản trên mobile ở bất kỳ đâu. Việc sử dụng này, lãnh đạo có thể phân việc cho chuyên viên hoặc chỉ đạo trực tiếp để ban hành văn bản điện tử mà hoàn toàn không sử dụng giấy tờ.

Các loại văn bản gửi, nhận hoàn toàn bằng điện tử không dùng giấy tờ gồm các văn bản quy phạm pháp luật và 16 loại văn bản hành chính theo quy định tại Nghị quyết 17, Quyết định 28 của Chính phủ và Thông tư 01 hướng dẫn của Bộ Nội vụ (trừ các loại văn bản mang nội dung bí mật Nhà nước). Đây cũng là một nội dung trong chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính được UBND tỉnh quan tâm, chỉ đạo các sở, ban, ngành, địa phương bám sát lộ trình thực hiện liên thông đúng theo quy định. Văn phòng UBND tỉnh tổ chức triển khai chính thức Văn phòng điện tử không giấy tờ kể từ ngày 1-7 cũng nhằm mục tiêu này. Từ đó góp phần thực hiện hiệu quả nhiệm vụ cải cách hành chính, đơn giản hóa các thủ tục hành chính, tạo thuận lợi nhất cho người dân, doanh nghiệp trong thời gian tới.

* P.V: Bước đầu triển khai mô hình này có những thuận lợi và khó khăn gì, thưa ông?

- Ông Phạm Việt Phương: Thuận lợi cơ bản đầu tiên là giảm chi phí về mọi mặt, thời gian, công sức của các bộ phận như văn thư, hành chính, tổ chức. Sử dụng văn phòng điện tử, việc nhập liệu từ một nơi có thể sẽ gửi được nhiều nơi qua đó sẽ giảm thời gian, công sức, nhân lực để làm được nhiều việc khác. 

Chẳng hạn, chỉ trong 6 tháng đầu năm 2019, Văn phòng UBND tỉnh đã nhận tới 34.000 văn bản đến và gửi trên 13.000 văn bản đi. Nếu chỉ tính số lượng giấy tờ, mực in để photo lượng văn bản này đã là rất lớn; đó còn chưa kể phải tốn rất nhiều nhân lực, thời gian phục vụ việc này. Vì thế, khi triển khai Văn phòng điện tử không giấy tờ, chúng tôi tính toán sẽ giảm trung bình trên 80% đối với văn bản đến và đi, tiết kiệm lớn chi phí về mọi mặt thời gian, công sức, nhân lực và văn bản được xử lý kịp thời, nhanh gọn. Từ trục liên thông gửi, nhận văn bản điện tử, lãnh đạo UBND tỉnh sẽ theo dõi được việc điều hành quản lý của mình; các sở, ngành, địa phương thấy được các văn bản, giấy tờ mà mình trình đã được xử lý đến đâu…

 
Công bố Quyết định của UBND tỉnh về sáp nhập các đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh.

Tuy nhiên, bước đầu mới thực hiện sẽ có những khó khăn, chủ yếu do còn nhiều thao tác dư. Văn phòng UBND tỉnh sẽ tiếp tục triển khai, quán triệt để thống nhất nhằm tối ưu các tiện ích khi sử dụng, triển khai đồng bộ để các bộ phận nắm rõ quy định của phần mềm dùng chung trong hệ thống trục liên thông quốc gia theo quy định tại Quyết định 28 của Chính phủ.

Trước mắt, công tác gửi, nhận văn bản vẫn tiếp nhận bằng hai cách. Một là văn bản điện tử hoàn toàn không giấy tờ và văn bản giấy. Nếu trường hợp văn bản điện tử đến trước, Văn phòng UBND tỉnh sẽ xử lý trước, còn đối với văn bản giấy đến trước, bộ phận văn thư sẽ scan để lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh xử lý trên nền điện tử. Do vậy, buổi triển khai chính thức Văn phòng điện tử không giấy tờ nhằm thống nhất phương pháp, cách thức thực hiện các loại văn bản điện tử, cách gửi, nhận để thuận lợi trong quá trình liên thông 4 cấp từ cơ sở đến Trung ương. Cũng qua buổi triển khai, Văn phòng UBND tỉnh quán triệt đối với các loại văn bản hành chính (trừ loại văn bản bí mật) phải thực hiện gửi, nhận điện tử; đối với các loại phải gửi văn bản giấy chỉ để phục vụ cho việc lưu trữ và kiểm tra sau này.

Về hành lang pháp lý để thực hiện Văn phòng điện tử không giấy tờ đến nay đã đủ, Trung ương có Nghị quyết 17, Quyết định 28 của Chính phủ, Thông tư 01, 02 của Bộ Nội vụ hướng dẫn. Ở cấp tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh đã có các văn bản 4653 về việc chấp nhận cho Văn phòng UBND tỉnh triển khai thực hiện Văn phòng điện tử không giấy tờ. Ngày 12-6, Chủ tịch UBND tỉnh có Văn bản số 6647 về việc phát hành văn bản trên Trục liên thông văn bản quốc gia. Qua đó, đối với văn bản quy phạm pháp luật và 16 loại văn bản hành chính sẽ được phát hành bằng điển tử, có ký số (trừ nội dung văn bản bí mật Nhà nước)…

Như vậy, thủ tục pháp lý đã đầy đủ, vấn đề còn lại là triển khai thực hiện như thế nào và hệ thống có đồng nhất hay không và hiệu quả  giám sát thực hiện của lãnh đạo tỉnh, các sở, ngành, địa phương. Đây cũng là cơ sở để Sở Nội vụ đánh giá công vụ cuối năm.

* P.V: Bên cạnh triển khai Văn phòng điện tử không giấy, việc tinh gọn bộ máy tại Văn phòng UBND tỉnh được thực hiện thế nào để nâng hiệu lực, hiệu quả hoạt động?

- Ông Phạm Việt Phương: Cũng ngay trong ngày 1-7, Văn phòng UBND tỉnh đã tổ chức công bố các Quyết định của UBND tỉnh về việc hợp nhất, sáp nhập các bộ phận theo  Nghị quyết số 18 của Hội nghị Trung ương 6 (khóa XII) một số vấn đề về đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực hiệu quả.

Theo đó, trước khi sáp nhập, Văn phòng UBND tỉnh có 10 phòng, ban chuyên môn và 4 trung tâm trực thuộc, phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh. Sau khi sáp nhập, hiện nay, Văn phòng UBND tỉnh được sắp xếp chỉ còn 7 phòng, ban chuyên môn gồm: Nội chính, Tổng hợp, Kinh tế ngành, Kinh tế ngân sách, Quản trị tài vụ, Hành chính tổ chức, Khoa giáo văn xã và Cổng thông tin điện tử. Như vậy, Văn phòng UBND tỉnh đã giảm được các đầu mối, tăng hiệu quả hoạt động để công việc liền mạch trong quá trình tham mưu, hỗ trợ hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo UBND tỉnh theo chủ trương cải cách hành chính của tỉnh.

* P.V: Xin cám ơn ông.

Nguyệt Hà (thực hiện)