Thống nhất sử dụng 1 phần mềm quản lý văn bản

​Để các Sở, ban, ngành, địa phương trong tỉnh sử dụng duy nhất 1 phần mềm quản lý văn bản hiệu quả, đảm bảo tính liên thông, thông suốt, Chủ tịch UBND tỉnh Cao Tiến Dũng giao Sở TT-TT trong quý II-2023 tiến hành đấu thầu xong việc thuê phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc để quý III đưa vào cài đặt, hướng dẫn các Sở, ngành, địa phương sử dụng.

Chuyên viên Văn phòng Sở Y tế xử lý công việc trên phần mềm Ioffice plus​

Đang sử dụng nhiều phần mềm khác nhau

Phó giám đốc Sở TT-TT Võ Hoàng Khai cho biết, các Sở, ngành, địa phương trong tỉnh đang sử dụng 7 phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc chính. Đó là phần mềm của Viettel chi nhánh Đồng Nai; phần mềm Eoffice của VNPT Đồng Nai; phần mềm của Trung tâm Công nghệ thông tin (Sở TN-MT); phần mềm Ioffice của Trung tâm Phát triển phần mềm (Sở KH-CN); phần mềm AI-Office của Trung tâm Công nghệ thông tin tỉnh (Sở TT-TT); phần mềm của Trung tâm tin học – văn phòng UBND tỉnh; phần mềm Egov của Công ty NSS do Sở TT-TT triển khai.

Trong số này có một số phần mềm cơ bản đáp ứng các chức năng, tính năng và tiêu chí kỹ thuật theo quy định của Bộ TT-TT. Riêng phần mềm quản lý văn bản, điều hành công việc của Trung tâm tin học – văn phòng UBND tỉnh (phiên bản cũ) chỉ đáp ứng tương đối một số chức năng nghiệp vụ. Phần mềm eGov của Công ty NSS hiện không còn hỗ trợ kỹ thuật vì đã hết thời gian bảo hành. Do đó, không đảm bảo khả năng để triển khai sử dụng, cần phải thay thế.

Cũng theo lãnh đạo Sở TT-TT, hầu hết các phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc của các đơn vị đều có chức năng lưu trữ điện tử, nhưng vẫn chưa đáp ứng về chuyên môn theo hướng dẫn của Sở Nội vụ. Các phần mềm của các đơn vị chưa đạt tiêu chí chức năng, tính năng kỹ thuật về phân hệ theo dõi, quản lý chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh theo hướng dẫn của Văn phòng UBND tỉnh.

“Việc sử dụng nhiều phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc của các đơn vị trên địa bàn tỉnh để gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên thông của tỉnh và của quốc gia cơ bản ổn định. Tuy nhiên, khi có hướng dẫn thay đổi về tính năng, chức năng và tiêu chí kỹ thuật, quy định cấu trúc dữ liệu thì việc triển khai hiệu chỉnh, thay đổi đồng bộ cho các cơ quan, đơn vị, địa phương trên toàn tỉnh rất khó khăn và mất nhiều thời gian"- ông Võ Hoàng Khai nói.

Kỹ sư công nghệ thông tin Vưu Tấn Tiền, chuyên viên Văn phòng Sở Y tế cho hay, trước đây Sở Y tế sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc M-office, sau đó chuyển sang Ioffice và hiện là Ioffice plus của Sở KH-CN. Phần mềm này hiện đáp ứng được các yêu cầu theo quy định của Bộ TT-TT như: có ký số trong phần mềm, có lưu trữ điện tử và dễ quản lý hơn.

“Chúng tôi mong muốn các Sở, ngành trong tỉnh sẽ dùng chung 1 phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc. Phần mềm đó phải đáp ứng được các yêu cầu, xử lý công việc nhanh, hiệu quả"- ông Tiền nói.

Lựa chọn phần mềm tối ưu nhất

Giám đốc Sở VH-TTDL Lê Thị Ngọc Loan cho hay, trước đây Sở sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc do Sở TT-TT cung cấp, tuy nhiên đến tháng 12-2022 chuyển sang sử dụng phần mềm của VNPT vì đáp ứng được các yêu cầu như nhắc việc, theo dõi tiến độ công việc, lãnh đạo Sở có thể thực hiện chữ ký số, xử lý văn bản ở bất cứ đâu.

Theo bà Loan, ngoài các yêu cầu trên thì các Sở cũng rất mong lực lượng hỗ trợ kỹ thuật của bên cung cấp phần mềm sẽ khẩn trương có mặt hỗ trợ xử lý khi phần mềm có vấn đề trục trặc, tránh ảnh hưởng đến tiến độ xử lý công việc của các đơn vị.

Trong khi đó, ông Đặng Minh Đức, Giám đốc Sở TN-MT cho biết, Trung tâm Công nghệ thông tin của Sở đã xây dựng phần mềm quản lý văn bản kết nối với UBND tỉnh thông qua Trục liên thông. Phần mềm của Sở được phát triển trên nền tảng ứng dụng của Mobile, IOS và Androi, hiện đang vận hành khá ổn định.

Tuy nhiên, theo ông Đức, khi xây dựng, điều hành hệ thống đô thị thông minh cần phải có sự thống nhất về phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc để thuận tiện trong việc liên thông, trao đổi qua lại giữa các Sở, ngành, địa phương trong tỉnh.

Phần mềm Ioffice plus hiển thị tiến độ xử lý công việc để lãnh đạo, chuyên viên Sở Y tế nắm bắt, theo dõi, thực hiện nhiệm vụ​

Nhằm đảm bảo sự thông suốt trong điều hành công việc, quản lý văn bản giữa các Sở, ngành, địa phương trong tỉnh, Phó chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Sơn Hùng đề nghị Sở TT-TT đánh giá kỹ thực trạng, ưu, khuyết điểm của các phần mềm quản lý văn bản đang triển khai trong tỉnh. Phần mềm nào hiệu quả thì tiếp tục sử dụng, không hiệu quả thì kiên quyết loại bỏ. Đồng thời, xây dựng lộ trình để chuyển đổi các phần mềm khác nhau về chung một phần mềm. Yêu cầu đặt ra với phần mềm được lựa chọn phải đảm bảo tính bảo mật, an ninh, an toàn mạng. Sở TT-TT có trách nhiệm lên khung, thành lập hội đồng, lấy ý kiến các Sở, ngành, hoàn chỉnh khung tiêu chí để sau đó tổ chức đấu thầu thuê phần mềm.