Phát huy vai trò của công tác văn thư, lưu trữ

 Chủ tịch UBND tỉnh Cao Tiến Dũng yêu cầu các đơn vị, địa phương chú trọng đầu tư kinh phí để nâng cấp, cải tạo, bố trí phòng, kho lưu trữ, trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu theo quy định, không để tình trạng một số cơ quan, đơn vị không có kho bảo quản tài liệu lưu trữ.

Theo kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Đồng Nai, năm 2022, tỉnh tiếp tục chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị, địa phương tiếp tục thực hiện có hiệu quả việc quản lý văn bản điện tử và lưu trữ điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư và Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03-4-2020 phê duyệt đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025.

Chủ tịch UBND tỉnh Cao Tiến Dũng yêu cầu, đối với lưu trữ cơ quan, các đơn vị, địa phương cần thường xuyên hướng dẫn công chức, viên chức, nhân viên thực hiện lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, đặc biệt là việc lập và lưu trữ hồ sơ điện tử. Các đơn vị, địa phương có hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu về tạo lập, lưu trữ, nộp lưu hồ sơ điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư và thông tư có liên quan của Bộ trưởng Bộ Nội vụ thì tiếp tục triển khai lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử.

Các đơn vị, địa phương có hệ thống phần mềm nhưng chưa đáp ứng yêu cầu về tạo lập, lưu trữ, nộp lưu hồ sơ điện tử theo quy định thì phải lập hồ sơ công việc giấy (bao gồm bản chính văn bản giấy, bản sao y văn bản điện tử sang văn bản giấy để lưu trữ đầy đủ 1 bộ hồ sơ). Đồng thời, trong năm 2022 phải nâng cấp hoặc thuê, hoặc mua phần mềm đáp ứng yêu cầu về tạo lập hồ sơ lưu trữ và nộp hồ sơ điện tử theo quy định. Trường hợp có khó khăn, vướng mắc, đề nghị có văn bản gửi Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo gửi UBND tỉnh theo quy định.

Đối với lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, UBND tỉnh yêu cầu thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ giấy đã thu thập vào kho lưu trữ của tỉnh theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Quyết định số 458/QĐ-TTg và các văn bản chỉ đạo có liên quan của UBND tỉnh. Trong đó ưu tiên lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có một trong những đặc điểm như: tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có tần suất khai thác sử dụng cao, tài liệu bị hư hỏng nặng và có nguy cơ bị hư hỏng nặng, tài liệu bị mờ chữ nhưng hình ảnh còn đọc được tương đối đầy đủ thông tin...

Ông Trần Võ Chí Cường, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh (Sở Nội vụ) cho hay, thời gian qua, bám sát các văn bản chỉ đạo của Trung ương và tỉnh, Sở Nội vụ đã triển khai tới các sở, ban, ngành, các huyện các nội dung nhiệm vụ liên quan. Tuy nhiên, qua thực tế kiểm tra, khảo sát công tác văn thư lữu trữ ở nhiều đơn vị còn thực hiện chưa tốt, đặc biệt là việc lập hồ sơ công việc điện tử còn có phần hạn chế. Trong đó có nguyên nhân chủ yếu là do phần mềm quản lý và điều hành công việc chưa đáp ứng đầy đủ các tính năng, đặc biệt là tính năng lập hồ sơ công việc điện tử và lưu trữ điện tử.

Theo ông Trần Võ Chí Cường, trong thời gian tới, các cơ quan, đơn vị, địa phương cần tập trung chỉ đạo rà soát, theo dõi, thống nhất lại với đơn vị cung cấp phần mềm nhằm khắc phục và nâng cấp, qua đó đảm bảo phần mềm đầy đủ các chức năng, trong đó có chức năng lập hồ sơ công việc điện tử và lưu trữ điện tử.

Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh cho biết thêm, về việc xử lý tài liệu giấy, thực tế vẫn còn một số đơn vị, địa phương chưa đảm bảo theo tiến độ mà đề án của tỉnh đề ra. Ở góc độ quản lý nhà nước, Chi cục đã khảo sát, rà soát lại thực trạng trên địa bàn toàn tỉnh và đang xây dựng đề án để tới đây trình UBND tỉnh cho phép tiếp tục thực hiện việc chỉnh lý tài liệu giấy tồn đọng từ giai đoạn 2015 trở về trước. Qua đó nhằm đảm bảo thực hiện việc số hóa tài liệu lưu trữ theo Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

Bà Hà Thị Nhẫn, Trưởng phòng Dữ liệu và lưu trữ Trung tâm Công nghệ thông tin (Sở TN-MT) cho biết, năm 2021, mặc dù khối lượng hồ sơ tài liệu hình thành hàng năm tương đối lớn, nhưng nhờ có số hóa mà việc khai thác, sử dụng tương đối thuận lợi, đáp ứng yêu cầu cho công tác quản lý về TN-MT. Các yêu cầu về chuẩn đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử được đảm bảo, đặc biệt việc ký số tài liệu, cấu trúc thông tin về phông, về hồ sơ, về tài liệu được đảm bảo theo quy định tại Thông tư số 02/2009/TT-BNV và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.

Bà Hà Thị Nhẫn cho biết thêm, xác định rõ tầm quan trọng của công tác giao nộp tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn vào kho Lưu trữ lịch sử tỉnh, trong thời gian qua, Trung tâm Công nghệ thông tin và lưu trữ thuộc Sở TN-MT còn tích cực phối hợp chặt chẽ với Chi cục Văn thư - lưu trữ của tỉnh để thực hiện việc bàn giao. Hiện nay, đơn vị đã hoàn thành bàn giao một phần hồ sơ, tài liệu. Trong thời gian tới, đơn vị sẽ tiếp tục phối hợp của Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh nhằm đảm bảo toàn bộ các tài liệu có giá trị vĩnh viễn được bàn giao, bảo quản tại kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh theo quy định của pháp luật về tài liệu lưu trữ.