Nâng cao hiệu quả công việc nhờ chủ động sáng tạo

Anh Nguyễn Thanh Tuấn đang sử dụng phần mềm quản lý sáng kiến vào công việc của mình tại Sở GD-ĐT

Phần mềm quản lý sáng kiến do anh Nguyễn Thanh Tuấn, chuyên viên Sở GD-ĐT đã nỗ lực kiên trì nghiên cứu, sáng tạo nhằm ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc. Hệ thống hiện đã được Sở GD-ĐT áp dụng trong toàn ngành và mang lại hiệu quả thiết thực.

Anh Nguyễn Thanh Tuấn công tác trong ngành Giáo dục đến nay đã được 10 năm. Từ năm 2016, anh bắt đầu được giao thực hiện nhận hồ sơ, thẩm định sáng kiến.

Anh chia sẻ, cứ vào mỗi đầu năm học, tất cả các trường lại lên Văn phòng Sở nộp hồ sơ đăng ký sáng kiến của các cán bộ, giáo viên. Trung bình mỗi năm có hàng trăm sáng kiến khác nhau. Các sáng kiến của ngành phải được thực hiện dựa trên yêu cầu tiêu chí nhất định, vì vậy, đòi hỏi công tác thu nhận hồ sơ đến thẩm định sáng kiến, chấm sáng kiến phải kỹ càng và chính xác mới đảm bảo được yêu cầu đánh giá đúng, khen thưởng đúng người, đúng sáng kiến, nhằm tạo động lực cho cán bộ, giáo viên cũng như tránh những khiếu kiện không đáng có.

Bên cạnh đó, quá trình triển khai thu nhận hồ sơ thẩm định sáng kiến cũng như tất cả các công việc liên quan đến quản lý sáng kiến đều thực hiện bằng cách thủ công. Trong khi đó, hồ sơ sáng kiến có rất nhiều loại giấy tờ, sổ sách, file bằng đĩa CD, DVD, USB, nên trong quá trình thực hiện, các trường, đơn vị khó tránh khỏi sai sót dẫn tới phải đi lại nhiều lần. Tại Văn phòng Sở GD-ĐT nơi nhận hồ sơ, các chuyên viên phải kiểm tra nhiều loại văn bản, giấy tờ, nhiều file… rồi tổng hợp và phân loại thủ công nên tốn rất nhiều thời gian. Số lượng sáng kiến mỗi năm ngày càng tăng lên trong khi số lượng cán bộ thực hiện nhiệm vụ này giảm bớt, gây nhiều khó khăn cho công việc.

Mặt khác, với khối lượng hồ sơ giấy tờ như vậy, việc thống kê, kiểm tra các số liệu tại một thời điểm gặp nhiều khó khăn. Hơn nữa, để thẩm định chính xác sáng kiến phải theo dõi chặt chẽ, quản lý các thông tin của từng sáng kiến. Công tác sắp xếp giám khảo chấm sáng kiến cũng phải được quản lý chính xác…

“Công việc nhiều lại đòi hỏi sự kịp thời và chính xác cao. Do vậy, không có cách nào khác là phải ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý, điều hành công tác quản lý sáng kiến, từ đó nâng cao hiệu quả công tác cho Văn phòng Sở và cán bộ phụ trách nhiệm vụ quản lý thi đua. Phải xây dựng một hệ thống để quản lý, dùng máy tính và internet để trợ giúp nhằm tiết kiệm công sức, thời gian” - anh Tuấn nói.

Nghĩ là làm, 1 năm sau khi hiểu quy trình thu nhận hồ sơ và thẩm định sáng kiến tại Sở, năm 2017, anh Tuấn bắt đầu bắt tay vào việc xây dựng một hệ thống giúp nhằm khắc phục những tồn tại của phương pháp quản lý, thống kê thủ công.

Để thực hiện được mục tiêu của mình, anh Tuấn bám sát thực tiễn công việc, tận dụng vốn kiến thức công nghệ thông tin mà bản thân có sẵn và tích cực nghiên cứu mày mò, học hỏi từ nhiều kênh khác nhau. Trong suốt hơn 2 năm (từ 2017-2018), với nhiều đêm thức đến 1-2 giờ sáng để mày mò, tìm hiểu, thực hành rồi thất bại, đến năm 2019, sáng kiến của anh đã chính thức được hoàn thành. Với tính ứng dụng cao, hiệu quả thực tiễn thấy rõ, hệ thống quản lý sáng kiến này đã được Sở GD-ĐT cho áp dụng rộng rãi tại các trường học, các đơn vị trực thuộc.

Từ khi ra đời đến nay, phần mềm đã trở thành công cụ hiệu quả trong việc quản lý theo dõi quá trình hoạt động của việc thẩm định sáng kiến, thi đua của ngành. Hệ thống còn giúp tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin cho các cơ sở giáo dục và nhận được sự đánh giá cao từ các trường, các cơ sở.

Thầy Nguyễn Đức Dưỡng, Hiệu trưởng Trường THPT Long Phước (H.Long Thành) chia sẻ: “Đây là một sáng kiến mang tính ứng dụng thực tiễn cao, đáp ứng được các yêu cầu trong công tác thi đua, giảm bớt thời gian và độ chính xác cao. Phần mềm đã giúp cho trường giảm sai sót và khi nộp hồ sơ sáng kiến không phải đi lại nhiều lần. Đặc biệt, điều tôi tâm đắc nhất là phần mềm có thể phát hiện và chỉ ra cụ thể các sáng kiến có biểu hiện sao chép. Từ đó, đảm bảo yêu cầu công bằng, tạo động lực cho các cán bộ, giáo viên phấn đấu và tránh những khiếu kiện không đáng có trong công tác thi đua, khen thưởng”.

Theo Sở GD-DT, hệ thống hiện chạy ổn định với nguồn dữ liệu được cung cấp ban đầu từ các trường THPT, các đơn vị trực thuộc và các phòng trực thuộc Sở GD-ĐT. Các chức năng liên quan đến công tác thi đua trên hệ thống hoạt động chính xác, thể hiện đầy đủ các nội dung theo yêu cầu.

Hệ thống đã thực hiện được các chức năng quản lý, thống kê sáng kiến, phân luồng cho giám khảo chấm, báo cáo các số liệu về sáng kiến. Điển hình như phần mềm có thể thống kê danh sách từng đơn vị gồm số lượng sáng kiến, số lượng file cập nhật vào phần mềm một cách chính xác và nhanh chóng. Từ đó giúp cho các đơn vị và Sở GD-ĐT giảm bớt rất nhiều thời gian. Trước đây, các trường, đơn vị tự soạn biểu mẫu danh sách sáng kiến bằng Excel và in ra bằng giấy có rất nhiều sai sót. Người nhận hồ sơ tại Sở phải kiểm tra từng tác giả viết sáng kiến, so sánh tên đăng ký sáng kiến đầu năm và cuối năm thẩm định có trùng khớp không (do sáng kiến phải thực hiện cả năm học mới đảm bảo tính thực tiễn, đây là một trong những tiêu chí của sáng kiến)… và nhiều công việc cụ thể khác. Nay, chỉ cần một click chuột trên máy tính là có thể kiểm tra được tất cả.

Anh Tuấn cho biết thêm, phần mềm này có khả năng áp dụng liên thông từ các trường THPT và các đơn vị trực thuộc bởi hệ thống tên miền, hệ thống kiểm soát, bảo mật qua thiết bị bức tường lửa và lưu trữ dữ liệu trên máy chủ tại Sở GD-ĐT. Các máy tính từ các cơ sở có thể truyền dữ liệu bằng đường truyền internet vào máy chủ qua giao diện web để thực hiện khai báo, truy xuất dữ liệu như một máy tính kết nối internet thông thường. Từ đó, người phụ trách công tác thi đua có khả năng tra cứu online, tổng hợp báo cáo thông số tự động, giúp tiết kiệm thời gian và công sức thay vì làm thủ công như trước đây.