​Minh bạch, tiết kiệm với văn phòng không giấy

Sau một thời gian hoạt động thử nghiệm, từ ngày 1-7 vừa qua, Văn phòng UBND tỉnh đã chính thức triển khai mô hình văn phòng điện tử không giấy.

Theo đó, nhiều văn bản giấy đi và đến đã được thay thế bằng văn bản điện tử, giao dịch hoàn toàn trên môi trường internet, vừa nhanh vừa tiết kiệm.

Giảm được 80% văn bản giấy
Chánh Văn phòng UBND tỉnh Phạm Việt Phương cho biết, trước đây để trình lãnh đạo UBND tỉnh xin ý kiến về một vấn đề cụ thể, hay xin chữ ký xác nhận công văn... cán bộ văn phòng phải chuẩn bị văn bản giấy mang trực tiếp vào phòng làm việc của lãnh đạo. Trong tình huống lãnh đạo đi công tác, việc xin ý kiến và ký xác nhận văn bản sẽ phải chờ. Tuy nhiên từ nhiều tháng nay, việc phải in văn bản, trình ký trực tiếp đã gần như được loại bỏ, trừ những văn bản mật. Nếu lãnh đạo bận đi công tác, nội dung văn bản sẽ được giao dịch trên môi trường điện tử, do đó dù ở bất cứ nơi đâu và thời gian nào, lãnh đạo đều có thể xem, cho ý kiến chỉ đạo, dùng chữ ký số để ký xác nhận văn bản.

Một cán bộ văn thư của Văn phòng UBND tỉnh cho biết, trước đây để gửi một văn bản giấy đi đến trên 20 sở, ngành và 11 địa phương của tỉnh phải mất rất nhiều thời gian và công sức để in, photo, xin chữ ký, đóng dấu, gấp văn bản bỏ vào bao thư, ghi địa chỉ nơi nhận... Sau khi hoàn thành các bước trên, cán bộ văn thư lại phải chuyển qua bưu điện, hoặc chờ nhân viên bưu điện đến lấy. Việc chuyển văn bản qua đường bưu điện còn tốn thêm vài ngàn đồng cho một công văn. Việc chuyển phát qua đường bưu điện đôi khi còn xảy ra tình trạng thất lạc, dẫn đến văn bản chỉ đạo bị chậm trễ, ảnh hưởng tới quá trình điều hành và xử lý công việc.

Còn đối với giao dịch văn bản điện tử, cán bộ Văn phòng UBND tỉnh chỉ cần nhập liệu văn bản điện tử một lần vào phần mềm văn phòng là đã có thể gửi đến hàng chục cơ quan khác nhau trong danh sách nhận. Thời gian nhận văn bản rất ngắn, có thể chỉ tính bằng giây. Hơn nữa cán bộ lãnh đạo có thể theo dõi được toàn bộ trạng thái xử lý văn bản từ khi gửi đi, qua đó biết được công việc đang được xử lý thế nào, kết quả ra sao. Việc dùng văn bản điện tử không chỉ tiết kiệm được giấy, mực in, chi phí chuyển phát nhanh mà còn giảm được diện tích kho lưu trữ các văn bản gốc đi và đến quá nhiều, vì tất cả văn bản đều được lưu trữ trên môi trường điện tử.

Ông Phạm Việt Phương cho biết, trong 6 tháng đầu năm 2019 văn phòng đã nhận được 34 ngàn văn bản đến, đồng thời gửi đi trên 13 ngàn văn bản. Nếu chỉ tính số lượng giấy tờ, mực in, chi phí vận chuyển qua đường bưu điện cho số lượng văn bản này sẽ cần đến vài tỷ đồng. Đó là chưa kể đến chi phí nhân lực và thời gian để in văn bản, cho vào bao thư, ghi địa chỉ trước khi chuyển qua cho bưu điện chuyển phát đến nơi nhận, hay tạo nơi lưu trữ văn bản gốc in giấy. “Với việc sử dụng mô hình văn phòng không giấy, chữ ký số, văn bản điện tử, chỉ tính riêng Văn phòng UBND tỉnh đã có thể giảm được 80% văn bản gửi đi và đến bằng giấy” - ông Phương nhấn mạnh.

Không để cơ quan nào ngoài cuộc
Từ năm 2018, Sở Nội vụ đã bắt đầu sử dụng dịch vụ chữ ký số và văn bản điện tử từng bước thay cho văn bản giấy. Phó Giám đốc Sở Nội vụ Tạ Quang Trường cho rằng, lợi ích của chữ ký số văn bản điện tử không chỉ tiết kiệm được chi phí thời gian, chi phí in ấn, chuyển phát... mà còn tăng cường tính minh bạch cho các cơ quan, đơn vị. Chẳng hạn việc ban hành các văn bản, quyết định sẽ tránh được tình trạng dù văn bản đã được ký duyệt nhưng lại bị “ngâm” không chuyển đến đơn vị hay cá nhân được nhận, hay có tình trạng đã nhận được văn bản nhưng lại nói rằng chưa nhận được văn bản để trì hoãn nhiệm vụ được giao.

Trong năm nay, Sở Kế hoạch - Đầu tư đang quyết tâm cải thiện thứ hạng môi trường đầu tư kinh doanh của tỉnh. Theo đó, nhiều hồ sơ, thủ tục của doanh nghiệp sẽ được đưa vào hệ thống theo dõi từ khi nhận đến khi trả. Sở cũng đặt mục tiêu rút ngắn thời gian giải quyết từ 5 ngày xuống còn 2-3 ngày với nhiều thủ tục đăng ký kinh doanh. Giám đốc Sở Kế hoạch - Đầu tư Hồ Văn Hà cho hay: “Trước đây có thể có nhiều lý do, trong đó có thể là lãnh đạo đi vắng khiến việc xử lý văn bản bị trì hoãn. Tuy nhiên những lý do này nay không còn hợp lý  nữa, vì với chữ ký điện tử, văn bản điện tử chúng tôi sẽ xử lý mọi lúc mọi nơi vì người dân và doanh nghiệp”.

Chánh Văn phòng UBND TP.Long Khánh Hoàng Trọng Phương thì cho biết, từ khi ứng dụng xử lý văn bản điện tử và chữ ký số thay cho văn bản giấy, tốc độ và khối lượng công việc giải quyết của UBND thành phố đã được đẩy lên khá nhiều, trong khi chi phí cho văn bản giấy lại giảm xuống. Khi cần ban hành một văn bản chỉ đạo, điều hành công việc cho các phòng, ban, phường, xã của thành phố thời gian thực hiện khá nhanh và đơn giản, đặc biệt với những nhiệm vụ có tính cấp thiết, hỏa tốc.

Trong khi đó, Chủ tịch UBND TP.Biên Hòa Phạm Anh Dũng cho hay, để cán bộ cấp dưới, nhất là nhân viên văn phòng tích cực ứng dụng văn bản điện tử, chữ ký số, thời gian qua lãnh đạo thành phố đã chủ động tìm hiểu và làm quen với tiện ích này. Ông Dũng cho biết thêm: “Khi ứng dụng chữ ký số, văn bản điện tử thì chính bản thân lãnh đạo cũng không có lý do trễ hẹn trong xử lý công việc, vì với ứng dụng này thì ngồi ở đâu, bất cứ thời gian nào cũng có thể xử lý công việc được. Sắp tới chúng tôi sẽ có quy định nếu cấp dưới trình văn bản giấy lãnh đạo sẽ không ký”. 

Phó Chủ tịch UBND tỉnh Trần Văn Vĩnh cho biết, chữ ký số và văn bản điện tử là một trong những khâu quan trọng làm nên văn phòng không giấy, nhanh, gọn, minh bạch và hiệu quả, góp phần xây dựng Chính phủ điện tử. Do đó, mọi sở, ngành, đơn vị, địa phương phải tích cực chuyển ngay sang ứng dụng những tiến bộ này trong công tác cải cách hành chính. Nếu sở, ngành nào chậm thích nghi với ứng dụng chữ ký số, văn bản điện tử thì người đứng đầu đơn vị phải chịu trách nhiệm.

Chính quyền từ xã lên tỉnh và từ tỉnh đến Trung ương đã có thể giao dịch văn bản điện tử với nhau thay cho văn bản giấy. Trong ảnh: Cán bộ Trung tâm hành chính công tỉnh Đồng Nai thực hiện giao dịch với người dân và doanh nghiệp.

 Công Nghĩa