Hướng tới văn phòng không giấy tờ

​Thời gian qua, nhằm góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn, góp phần vào hiện đại hóa nền hành chính, tỉnh đã tập trung chỉ đạo tăng cường xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử trong các cơ quan quản lý nhà nước các cấp.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động  

Theo UBND tỉnh, thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 7-3-2020 của Chính phủ về công tác văn thư, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12-7-2018 của Thủ tướng Chính phủ về gửi - nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước, năm 2020, tỉnh tiếp tục hoàn thiện hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc và triển khai tại 100% cơ quan hành chính, các đơn vị, địa phương thực hiện gửi - nhận văn bản điện tử thông qua trục liên thông của tỉnh. Đến nay, 100% văn bản điện tử sử dụng chữ ký số tổ chức để xác định theo đúng quy định; 100% công chức các đơn vị, địa phương (gồm lãnh đạo, quản lý) sử dụng phần mềm quản lý văn bản để xử lý hồ sơ công việc, theo dõi tiến độ, xác định cụ thể trách nhiệm từng công chức, viên chức xử lý công việc.

Bên cạnh đó, tỉnh phối hợp với Ban cơ yếu Chính phủ cấp phát 3.942 chữ ký số, chứng thư số cho cán bộ, lãnh đạo cấp tỉnh, huyện, xã. Hoàn thành việc tích hợp chữ ký số chuyên dùng trên phần mềm quản lý văn bản, thực hiện ký số được trên các thiết bị di động (ISO, Android…). Hoàn thành việc phối hợp với Văn phòng Chính phủ thực hiện kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Cổng dịch vụ công trực tuyến tỉnh với Cổng dịch vụ công quốc gia. Đồng thời, hỗ trợ các cơ quan, đơn vị kết nối trục liên thông tỉnh phục vụ cho việc gửi - nhận văn bản điện tử qua trục liên thông của tỉnh.

Chánh Văn phòng Sở Tư pháp Lê Xuân Quý cho biết, trước đây, một ngày Sở phải sử dụng khoảng 2-3g giấy, bì thư, tem thư sau đó dùng dịch vụ bưu chính để chuyển phát văn bản đi; thời gian lưu chuyển 1 văn bản có thể mất 1-2 ngày trong tỉnh, 3-5 ngày ngoài tỉnh, chưa kể trường hợp không may bị thất lạc. Đến nay, khi áp dụng đồng bộ hệ thống quản lý văn bản điện tử mới, tất cả các văn bản đi đều trình bằng văn bản điện tử, lãnh đạo Sở sẽ sử dụng chữ ký số, chứng thư số, sau đó chuyển qua bộ phận văn thư đóng dấu cơ quan bằng điện tử và phát hành văn bản điện tử. Các văn bản đều được Ban cơ yếu Chính phủ đảm bảo về tính bảo mật, tính toàn vẹn của dữ liệu. Văn bản có thể gửi đi một lúc nhiều địa chỉ. Từ đó, sẽ giảm chi phí giấy tờ, dịch vụ bưu chính, nhanh chóng, chính xác trong chỉ đạo điều hành.

Ngoài ra, UBND tỉnh còn ban hành Kế hoạch số 13383/KH-UBND ngày 19-11-2019 về thực hiện xây dựng và chuyển đổi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2015 ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Đồng Nai giai đoạn 2019-2020 nhằm đảm bảo duy trì thực hiện thường xuyên hệ thống ISO điện tử. Từ đó, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn theo mục tiêu của Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14-10-2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử.

Trong năm 2020, 31/31 đơn vị bao gồm các Sở, ban ngành, UBND cấp huyện đã đăng ký triển khai chuyển đổi. Đến nay, có 14 đơn vị (9 cấp tỉnh, 5 cấp huyện) ban hành quyết định công bố áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO: 2015… 

Thay đổi toàn diện tác phong làm việc  

Tại Sở TN-MT, nhiều năm nay đã đưa vào áp dụng phần mềm điều hành công việc do Trung tâm Công nghệ thông tin trực thuộc Sở sáng tạo. Phần mềm đã hỗ trợ hiệu quả cho lãnh đạo, công chức, viên chức thực hiện công tác phân công, giao nhiệm vụ, xử lý công việc và theo dõi tiến trình xử lý công việc trên phần mềm thay thế cho phương pháp thủ công truyền thống.

Theo Sở TN-MT, thực tiễn hoạt động cho thấy, phần mềm điều hành công việc đã và đang là công cụ đắc lực giúp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, điều hành của Sở TN-MT, tạo môi trường làm việc minh bạch, dân chủ, trao đổi công khai; giúp thay đổi toàn diện tác phong làm việc trên môi trường điện tử hiện đại, góp phần vào công tác cải cách thủ tục hành chính tại Sở. 

Cùng với đó, thực hiện chỉ đạo của tỉnh, nhằm tiếp tục thực hiện và tạo tiền đề tiến tới xây dựng chính quyền điện tử, bắt kịp bước tiến trong thời đại công nghệ 4.0, thời gian qua, Sở cũng sớm triển khai thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử, hoàn toàn thay thế cho văn bản giấy; sử dụng môi trường mạng để xử lý công việc và đã từng bước hình thành tài liệu điện tử trên hệ thống.Chị Trần Thủy Ngân, cán bộ Trung tâm Công nghệ thông tin của Sở cho biết, năm 2019, từ phần mềm điều hành công việc đã có, trung tâm tiếp tục nâng cấp phát triển và tích hợp thêm tính năng tạo lập hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm. Đồng thời, lãnh đạo Sở đã quan tâm chỉ đạo toàn thể cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện tạo lập hồ sơ công việc điện tử trên hệ thống phần mềm. Qua đó, đã đảm bảo công tác tạo lập, lưu trữ, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu điện tử được hiệu quả và tuân thủ theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5-2-2020 của Chính phủ. 

“Tính năng tạo lập hồ sơ công việc trên phần mềm điều hành công việc tại Sở TN-MT có giao diện thân thiện, dễ tương tác, thao tác ngắn gọn, đã giúp cho người dùng dễ tiếp cận, dễ sử dụng. Việc tạo lập hồ sơ công việc, hồ sơ lưu trữ điện tử trên phần mềm điều hành công việc giúp cho công tác sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của từng cá nhân, đơn vị trong Sở được khoa học và hiệu quả. Từ đó, giúp công tác tra cứu, tìm kiếm thông tin dễ dàng, nhanh chóng và chính xác; đồng thời giúp các phòng, đơn vị thuộc Sở chủ động trong việc lập hồ sơ, quản lý hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của Luật Lưu trữ” – chị Trần Thủy Ngân cho hay.