Hiệu quả Văn phòng điện tử thông minh

Để thực hiện cải cách hành chính, việc ứng dụng “văn phòng điện tử” là một phần không thể thiếu. “Văn phòng điện tử” chính là việc sử dụng phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… Toàn bộ công việc được xử lý trên “văn phòng điện tử” có thể thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Tại Đồng Nai, các sở, ngành, UBND cấp huyện, thành phố hiện đang sử dụng phần mềm I-Office. Đây là phần mềm do Trung tâm phát triển phần mềm (nay là Trung tâm KH-CN) thuộc Sở KH-CN xây dựng, triển khai.

Phiên bản mới của I-Office là I-Office Plus, thuộc mẫu văn phòng điện tử di động. Với “văn phòng điện tử” mới này, mọi công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ được thực hiện theo quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc rõ ràng, khoa học. I-Office Plus đáp ứng các tiêu chí về tích hợp chữ ký số theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Thủ tướng Chính phủ; Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; những yêu cầu của UBND tỉnh Đồng Nai.

Phần mềm có 6 phân hệ chính: trang chủ, công việc, văn bản, nhân sự, mở rộng và quản trị. Khi đăng nhập vào hệ thống, người dùng sẽ thấy hiển thị tiến độ xử lý công việc, văn bản từ chưa xử lý, đang xử lý, đã xử lý đến hết hạn. Phần mềm còn có chế độ nhắc việc đối với người dùng…

Ông Nguyễn Thế Hùng, Phó trưởng phòng Cơ sở dữ liệu và Thống kê KH-CN (Trung tâm KH-CN Đồng Nai) cho biết: “I-Office Plus liên kết nhiều người cùng tham gia công việc trên hệ thống “luồng” công việc. Hệ thống “luồng” được thiết kế trên sơ đồ dễ quan sát; tăng tính hiệu quả trong công tác quản lý hành chính của cơ quan, đơn vị; dễ dàng tra cứu, tìm hiểu, quan sát tiến độ công việc mà cán bộ, công chức thực hiện. Với hệ thống “luồng” này, mọi xử lý công việc, công văn đều thông qua môi trường mạng; công việc được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả; tiết kiệm thời gian; tiết kiệm chi phí...”. 

I-Office Plus sử dụng công nghệ mới ASP.NET MVC 5 giúp phần mềm chạy trên đa trình duyệt, tốc độ truy xuất dữ liệu nhanh chóng, hạn chế thời gian chờ. Ngoài sử dụng trên máy tính, phần mềm I-Office Plus còn có thể hoạt động song song trên các thiết bị di động mà không cần phải cài đặt thêm ứng dụng phức tạp.

Bà Hoàng Thị Thủy, cán bộ văn phòng Chi cụ Chăn nuôi và Thú y, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Đồng Nai phấn khởi cho biết: “Công việc của văn thư là phải thường xuyên xử lý văn bản nên việc ứng dụng văn phòng thông minh I-office trong thời gian qua đã giúp tôi giải quyết công việc nhanh chóng, tiết kiệm nhiều thời gian, công sức. Phần mềm I-Office Plus được tích hợp thêm tính năng chữ ký số đã giúp tôi xử lý công việc dễ dàng hơn, nhất là khi cần ký gấp văn bản mà lãnh đạo lại đang đi công tác”. 

Được biết, ngoài các tính năng lưu trữ điện tử, tích hợp chữ ký số, phần mềm I-Office Plus còn có các tính năng mở rộng như: quản lý giờ công, quản lý hồ sơ thi đua khen thưởng, quản lý xe công, phòng họp...

Đưa vào sử dụng rộng rãi 

Để đảm bảo vận hành đồng bộ, hiệu quả, thời quan qua, Trung tâm KH-CN đã và đang tổ chức tập huấn, hướng dẫn sử dụng I-Office Plus cho các cơ quan, đơn vị đang sử dụng I-Office (phiên bản cũ) có nhu cầu. Hiện nay, Trung tâm KH-CN đã tổ chức chuyển giao, nâng cấp và tập huấn cho Sở Y tế; lãnh đạo Sở và 10 phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở NNPT-NT tỉnh Đồng Nai.

Ông Nguyễn Trường Giang, Chi cục trưởng Chi cục Chăn nuôi và Thú y Đồng Nai (thuộc Sở NNPT-NT) cho biết, đơn vị của ông đã sử dụng phần mềm I-Office được hơn 5 năm. Thực tế cho thấy việc sử dụng “văn phòng điện tử” đã mang lại nhiều lợi ích, vừa nhanh, mang tính hệ thống lại tiết kiệm chi phí…giúp cho lãnh đạo quản lý công việc hiệu quả. Ông hy vọng rằng các tính năng mới của I-Office Plus sẽ giúp công việc của cơ quan được xử lý thuận tiện hơn nữa, đáp ứng yêu cầu của tiến trình cải cách hành chính.

Ông Nguyễn Văn Viện, Giám đốc Trung tâm KH-CN tỉnh Đồng Nai cho hay: “Ngoài Sở Nông nghiệp và Sở Y tế, thời gian qua, Trung tâm cũng nhận được đề nghị hỗ trợ của một số cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc khắc phục và nâng cấp I-Office như: Thanh tra tỉnh, các huyện Cẩm Mỹ, Xuân Lộc, Long Thành, Định Quán…và đơn vị ngoài tỉnh như Viện Năng lượng Nguyên tử Việt Nam... Hiện tại, Trung tâm đang tổ chức hỗ trợ vận hành thử và chuẩn bị chuyển giao ứng dụng cho các đơn vị trên”.

Về định hướng của Trung tâm trong thời gian tới, ông Viện cho biết, Trung tâm sẽ tiếp tục hoàn thiện các tính năng, tiêu chuẩn kỹ thuật đảm bảo đầy đủ các tiêu chí theo quy định; thường xuyên phát triển, cập nhật những phiên bản mới hướng tới đơn giản hóa các thủ tục hành chính hơn nữa... Bên cạnh đó, Trung tâm cũng đẩy mạnh các chính sách hỗ trợ, ưu đãi như hỗ trợ quản trị, cập nhật dữ liệu, cập nhật phiên bản mới và hỗ trợ các dịch vụ quản lý khác liên quan đến hệ thống.