Để sớm tiến tới số hóa tài liệu lưu trữ

Xác định vai trò quan trọng của công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 2085/QĐ-UBND ngày 19-6-2018 về thực hiện Đề án Chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước.
Qua 3 năm triển khai thực hiện, công tác này đã đạt nhiều kết quả tích cực. UBND tỉnh đang chuẩn bị triển khai giai đoạn tiếp theo của đề án.

Quan tâm chỉ đạo tiển khai kịp thời

Đồng Nai có diện tích lớn, tập trung nhiều khu công nghiệp với 11 đơn vị hành chính trực thuộc. Cùng với sự phát triển của tỉnh, tài liệu lưu trữ ngày càng nhiều, phản ánh mọi mặt về đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội.
Việc triển khai Đề án Chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước nhằm tổ chức phân loại khoa học, xác định giá trị tài liệu, lựa chọn, bảo quản an toàn tài liệu đưa vào kho lưu trữ; tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Cũng từ đó, sớm số hóa tài liệu, tu bổ, phục chế nhằm hạn chế nguy cơ hủy hoại và kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ.
Để thực hiện hiệu quả đề án, UBND tỉnh đã quan tâm chỉ đạo, triển khai kịp thời, bố trí nguồn kinh phí cho các đơn vị, địa phương thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng. Đồng thời, ban hành các văn bản đôn đốc, nhắc nhở thực hiện đúng quy định của pháp luật về công tác chỉnh lý tài liệu, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh.

Bên cạnh đó, Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh (Sở Nội vụ) với chức năng được giao đã thường xuyên kiểm tra, kịp thời đôn đốc, hướng dẫn các đơn vị về chất lượng hồ sơ, tài liệu sau chỉnh lý; phối hợp với các đơn vị, địa phương thực hiện thu thập hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu để giao nộp vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Tính đến ngày 31-12-2021, có 19/25 đơn vị, địa phương thuộc đối tượng điều chỉnh của Quyết định số 2085/QĐ-UBND đã chỉnh lý 14.036,3m tài liệu tồn đọng gồm: 7 sở, ban, ngành đã chỉnh lý 2.602m; 2 đơn vị sự nghiệp đã chỉnh lý 292m; 10 huyện, thành phố đã chỉnh lý 11.142,3m.
Bên cạnh đó, đến nay Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đã tiếp nhận 103,67m tài liệu bảo quản vĩnh viễn giai đoạn 1892-2020 của 11 đơn vị thuộc nguồn nộp lưu Lưu trữ lịch sử tỉnh. Hồ sơ, tài liệu của các đơn vị giao nộp vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đảm bảo theo quy định về mục lục hồ sơ tra cứu, biên mục từng văn bản bên trong hồ sơ…

Tiếp tục triển khai giai đoạn 2 của đề án

Trưởng phòng Nội vụ TP.Biên Hòa Trần Minh Tấn cho biết, thực hiện đề án của tỉnh, UBND thành phố đã xây dựng kế hoạch thực hiện chỉnh lý 1.653m tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh. Toàn bộ số tài liệu, hồ sơ của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đều được chỉnh lý và xác định thời hạn với quy trình thực hiện đảm bảo 23 bước theo quy định. Song song đó, thành phố tổ chức triển khai, sắp xếp hồ sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng; loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng kho cũng như trang thiết bị bảo quản. Đồng thời, lựa chọn những tài liệu có giá trị vĩnh viễn giao nộp vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh cho hay, bên cạnh những kết quả tích cực thì việc thực hiện đề án nói trên vẫn còn một số hạn chế. Theo đó, vẫn còn một số đơn vị, địa phương chưa triển khai thực hiện hoặc có triển khai nhưng còn chậm so với tiến độ được giao. Chất lượng hồ sơ, tài liệu sau chỉnh lý của một số đơn vị, địa phương chưa đảm bảo theo quy định về công tác lưu trữ…

Từ thực tế này, tại hội nghị tổng kết thực hiện Đề án Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng từ năm 2015 trở về trước mới đây, Phó chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Sơn Hùng đã yêu cầu Sở Nội vụ tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh Đề án Tiếp tục chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước tại các đơn vị, địa phương. Qua đó, nhằm giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng, bảo quản an toàn và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ; sớm tiến tới số hóa, quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử.

​
Theo ông Nguyễn Hồng Thanh, Phó chi cục trưởng Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh (Sở Nội vụ), để phối hợp thực hiện tốt nhiệm vụ trên, các đơn vị, địa phương đã chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước cần thực hiện rà soát, chọn lọc hồ sơ bảo quản vĩnh viễn đến hạn nộp lưu để phối hợp giao nộp vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh. Đối với các địa phương chưa chỉnh lý tài liệu, cần khẩn trương rà soát tổng số mét tài liệu còn tồn đọng từ năm 2015 trở về trước để tổng hợp trình UBND tỉnh phê duyệt Đề án Giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng. Trước, trong và sau khi hoàn thành việc chỉnh lý cần phối hợp với Sở Nội vụ để thực hiện kiểm tra chất lượng hồ sơ sau chỉnh lý, hiệu chỉnh thiếu sót kịp thời nhằm bảo quản, tra cứu hồ sơ và thực hiện giao nộp hồ sơ đảm bảo quy định của Luật Lưu trữ…

Phó Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Sơn Hùng cho rằng, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng; các sở, ngành, đơn vị, địa phương cần phân công lãnh đạo chịu trách nhiệm rõ ràng về công tác văn thư lưu trữ. Từ đó, nhằm thường xuyên theo dõi, đôn đốc công tác này được thực hiện đảm bảo yêu cầu. Chú trọng công tác tập huấn, đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn cũng như lý luận chính trị cho đội ngũ văn thư, lưu trữ…