Mô hình văn phòng điện tử không giấy tờ đã cho thấy tính ưu việt của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính Nhà nước, nhất là các thủ tục hành chính (TTHC) phục vụ người dân, doanh nghiệp. Thực hiện tốt mô hình này còn góp phần từng bước hình thành văn hóa số và xây dựng Chính phủ điện tử.
Nâng hiệu quả công việc
Sau khi thực hiện sáp nhập, hiện nay Sở Nội vụ còn 4 phòng chuyên môn gồm: Văn phòng, Thanh tra, Quản lý biên chế và công chức, Tổ chức chính quyền. Hiệu quả rõ nhất sau sáp nhập là bộ máy tinh gọn do giảm được các đầu mối như giảm 2 phòng; số lượng biên chế giảm 2 trưởng phòng, 1 cấp phó, 1 trưởng phòng chuyển công tác khác và 1 phó trưởng phòng tự nguyện xin nghỉ việc hưởng chế độ. Từ việc tinh gọn bộ máy, công việc của từng phòng, từng bộ phận đều được liên thông, kết nối chặt chẽ, trong đó phát huy được vai trò của từng vị trí việc làm, vai trò của chuyên viên... “Chuyên viên các phòng, ban phải nâng cao trách nhiệm trong thực thi công vụ, nghiêm túc thực hiện công tác tham mưu có chất lượng”, Phó Giám đốc Sở Nội vụ Tạ Quang Trường cho biết.
Đơn cử ở Phòng Thanh tra, chuyên viên khi trình văn bản cho Chánh thanh tra Sở đề nghị lãnh đạo phê duyệt phải rà soát kỹ các quy định của pháp luật, thẩm quyền, chức năng của ngành để Chánh thanh tra hoàn thiện và chuyển lãnh đạo Sở ký.
Về điều này, ông Trường nhấn mạnh: “Triển khai văn bản điện tử không còn trường hợp lãnh đạo phải viết tay sửa trực tiếp trên văn bản thay vào đó lãnh đạo chỉ lưu ý, nêu ý tưởng, vị trí chức năng của chuyên viên phải tham mưu cho đúng, trúng để không bị trả lại văn bản không đạt. Điều này bắt đầu hình thành văn hóa số trong quá trình làm việc và tỷ lệ văn bản được ký duyệt không phải trả lại tại Sở Nội vụ thời gian qua đảm bảo gần 100%”.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp tại Trung tâm Hành chính công tỉnh
Chị Hoàng Trang, chuyên viên Phòng Thanh tra, Sở Nội vụ cho biết: “Hơn một năm qua khi triển khai thử nghiệm ứng dụng chữ ký số và văn bản điện tử, bàn làm việc của tôi lúc nào cũng gọn gàng, không phải xếp chồng chất giấy tờ như trước đây. Mọi hình thức lưu trữ cũng được xếp theo thứ tự nên khi cần cho công việc hoặc lãnh đạo yêu cầu đều rất kịp thời. Vì thế mọi hoạt động của chúng tôi hiện đều thực hiện trên môi trường mạng; các văn bản soạn thảo phải đảm bảo đúng quy định để trình lãnh đạo ký duyệt đảm bảo tiến độ công việc”.
Cũng là đơn vị triển khai khá hiệu quả mô hình chữ ký số điện tử, hiện nay Sở Khoa học - công nghệ có rất nhiều văn bản được lãnh đạo Sở ký duyệt ngay trên môi trường mạng. Giám đốc Sở Khoa học - công nghệ Nguyễn Thị Hoàng chia sẻ, từ những năm 2003, mô hình văn phòng điện tử M-Office của Sở đã là phần mềm được nhiều tỉnh, thành học hỏi, đề nghị chuyển giao hoạt động. Ở phần mềm này đã theo dõi toàn thể cán bộ công chức làm việc như xử lý hay đang xử lý, chuyển trạng thái và khó khăn trong thực hiện nhiệm vụ. “Thực hiện mô hình văn phòng điện tử không giấy tờ do UBND tỉnh triển khai, Sở tiếp tục nâng cấp vào trục liên thông và hầu hết văn bản giữa các phòng chức năng của Sở cũng như chuyển các cơ quan, văn phòng UBND tỉnh đều được xử lý trên môi trường mạng, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức và hình thành văn hóa số, cách làm việc số trong toàn thể cán bộ, công chức”, bà Hoàng nhấn mạnh.
Đề cao trách nhiệm người đứng đầu
Phó Giám đốc Sở Nội vụ Tạ Quang Trường cho hay, với việc tiên phong thực hiện mô hình, môi trường số và văn hóa số đã và đang dần hình thành trong toàn thể lãnh đạo và cán bộ công chức các phòng chức năng của Sở. Bước đầu là Phòng Thanh tra rồi lan tỏa trong toàn bộ các phòng còn lại. Từ đó, tạo sự liên thông nhịp nhàng, hiệu quả. Đồng thời nâng cao trách nhiệm của chuyên viên cũng như vai trò của người đứng đầu trong thực hiện công vụ.
Theo ông Trường, dù đã triển khai trong toàn tỉnh từ ngày 1-7 nhưng trên thực tế, các đầu mối vẫn chưa triển khai đồng bộ, nhịp nhàng. Với chức năng được UBND tỉnh giao, Sở Nội vụ tiếp tục phối hợp với các sở, ngành, địa phương để tuyên truyền, triển khai thực hiện. “Không phải cán bộ lãnh đạo cứ mua điện thoại, iPad là có thể ký số ngay được. Văn hóa nói chung, văn hóa số nói riêng là cả một quá trình mà bước chuyển đầu tiên phải từ tư duy, nhận thức. Lãnh đạo muốn thực hiện chữ ký số ở bất kỳ môi trường nào thì bản thân họ phải nghiên cứu, tìm hiểu để chỉ đạo và ký số xác thực mang lại hiệu quả”, ông Trường nhấn mạnh.
Phó Chủ tịch UBND tỉnh Trần Văn Vĩnh nhấn mạnh về sự chủ động, tích cực nghiên cứu của cán bộ lãnh đạo, chuyên viên các sở, ngành trong thực hiện mô hình. “Không thể nói văn phòng điện tử, chữ ký số mà anh lại không biết gì về công nghệ thông tin. Thực tế đã có nhiều trường hợp khi lãnh đạo hỏi đến thì hoặc là ấp úng hoặc là chờ xem lại. Do đó, cần tập trung nâng cao nhận thức, chuyển đổi tư duy mới hình thành nếp sử dụng văn hóa số trong thực tiễn. Muốn làm được điều này, ngay chính từng cán bộ lãnh đạo sở, ngành, người đứng đầu các địa phương, đơn vị phải thấy đây là trách nhiệm của mình trong việc gương mẫu để cán bộ, công chức làm theo. Do vậy, ngay từ cuối năm nay, việc đánh giá công chức, công vụ phải dựa vào tiêu chí của văn bản điện tử thay thế cho văn bản giấy cũng như trách nhiệm của người đứng đầu trong thực hiện nhiệm vụ này”.
Từ ngày 19-8, UBND tỉnh triển khai chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong đánh giá sự hài lòng và nâng cao tính minh bạch của cơ quan, tổ chức. Chương trình sẽ khảo sát ý kiến người dân, doanh nghiệp về cải cách hành chính, cải thiện chất lượng dịch vụ. Việc khảo sát được thực hiện qua 2 hình thức trực tiếp tại bộ phận “một cửa” các cấp và qua điện thoại. Chương trình này sẽ triển khai từ 19-8 đến cuối tháng 12-2019 để có kết quả đánh giá tổng thể công tác cải cách hành chính. Điểm mới năm nay sẽ đánh giá việc ứng dụng văn bản điện tử, chữ ký số ở tất cả các sở, ban, ngành, địa phương…
Nguyệt Hà