Văn Phòng

Chức Năng Và Nhiệm Vụ Văn Phòng:

Chức Năng:
Tham mưu, giúp Giám đốc Sở tổng hợp, điều phối hoạt động của các tổ chức thuộc Sở Ngoại vụ theo chương trình, kế hoạch làm việc; thực hiện công tác tổ chức hành chính, quản trị đối với các hoạt động của cơ quan Sở.

Nhiệm Vụ:
Tham mưu Giám đốc Sở trình UBND tỉnh về quy hoạch, kế hoạch, chương trình công tác hàng năm, các quyết định, tờ trình… về các lĩnh vực thuộc phạm vi Sở.
Phối hợp với các phòng, ban Sở tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của Sở.
Tổ chức theo dõi, đôn đốc hoạt động của cơ quan Sở thực hiện chương trình, kế hoạch soạn thảo các văn bản của Sở thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; kiểm tra thể thức, hình thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính của Sở; xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định đảm bảo kỷ cương, kỷ luật lao động, nề nếp trong các hoạt động của cơ quan Sở.
Tham mưu, tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng cơ quan.
Tổ chức, quản lý, thanh tra, kiểm tra; hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong cơ quan Sở; công tác tổng hợp, thống kê phục vụ cho công tác quản lý của Sở. Chủ trì tham mưu xây dựng danh mục các tài liệu mật của ngành theo quy định của Nhà nước.
Tham mưu giúp Giám đốc Sở quản lý tổ chức, bộ máy, thực hiện chế độ tiền lương và các chính sách chế độ, đãi ngộ; khen thưởng, kỷ luật; đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ… đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Sở theo quy định.
Phối hợp với các phòng chuyên môn tổ chức bồi dưỡng kiến thức và chuyên môn nghiệp vụ về công tác đối ngoại đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp thuộc tỉnh.
Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, xây dựng hệ thống thông tin lưu trữ, cung cấp số liệu phục vụ công tác quản lý và chuyên môn nghiệp vụ.
Thực hiện nhiệm vụ dự toán, thanh quyết toán các nguồn kinh phí của cơ quan Sở phân bổ theo chỉ tiêu kế hoạch ngân sách hàng năm được giao.
Tham mưu xây dựng cơ sở vật chất cơ quan, quản lý tài sản, vật tư, thiết bị, đảm bảo các điều kiện làm việc, phương tiện đi lại, thông tin liên lạc kịp thời của cơ quan Sở; đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy. Bảo vệ trật tự an toàn cơ quan, đảm bảo vệ sinh, bảo vệ môi trường, cảnh quan khuôn viên trụ sở làm việc.
Tổ chức việc tiếp khánh; đảm bảo các điều kiện, phương tiện cho việc hội họp của cơ quan Sở và các hội nghị của Sở. Phối hợp với phòng Lễ tân – Đối ngoại Sở lập kế hoạch đón tiếp, bố trí nơi ăn ở, nghỉ, làm việc và tham quan của các đoàn khách nước ngoài đến thăm và làm việc tại tỉnh.
Hướng dẫn, bồi dưỡng và kiểm tra đánh giá hàng năm về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng (tổng hợp, thi đua, văn thư, lưu trữ…) cho cán bộ, nhân viên thuộc Văn phòng Sở.
Tổ chức thực hiện các mặt công tác quân sự của cơ quan Sở, như: đăng ký quản lý quân dự bị, lực lượng dự bị động viên, phương tiện kỹ thuật phục vụ quốc phòng theo chỉ đạo của cơ quan quân sự địa phương.
Giúp Giám đốc trong việc xây dựng truyền thống của ngành.
Giúp Giám đốc thực hiện việc chăm lo bảo vệ sức khỏe, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Sở.
Phối hợp với các phòng chuyên môn Sở thực hiện Bản tin Đối ngoại Đồng Nai hàng tháng.